Poslovnik dela upravnega odbora Društva paraplegikov Gorenjske

Na podlagi 1. točke 13. člena Statuta Društva paraplegikov Gorenjske z dne 23.3.2015 je Zbor članov na svoji seji dne 13. 3. 2021 sprejel naslednji:

POSLOVNIK DELA UPRAVNEGA ODBORA DRUŠTVA PARAPLEGIKOV GORENJSKE

SPLOŠNE DOLOČBE

člen

(vsebina poslovnika)

Ta poslovnik podrobneje ureja sklic in način dela Upravnega odbora, izdelavo zapisnika seje Upravnega odbora ter pravice in obveznosti članov Upravnega odbora pri Društvu paraplegikov Gorenjske

(sestava Upravnega odbora)

Upravni odbor sestavljajo na Zboru članov izvoljeni člani Društva.

člen

(javnost dela)

Upravni odbor samostojno odloči, ali je seja ali del seje javen ali zaprt za javnost. Na javni seji ali delu javne seje so lahko prisotni predstavniki medijev in druge osebe.

Upravni odbor zapre sejo ali del seje za javnost, če obravnava varovane osebne podatke, poslovno tajnost, ali če je to potrebno zaradi varovanja interesov Društva ali člana Društva

Seje Upravnega odbora se lahko brez posebnega vabila, s pravico razprave in brez pravice glasovanja, udeleži predsednik Nadzornega odbora.

člen

(podpora delovanju Upravnega odbora)

Strokovne službe krovne organizacije Zveze paraplegikov Slovenije (v nadaljevanju ZPS) nudijo Upravnemu odboru Društva in predsedniku Upravnega odbora Društva potrebno tehnično, logistično in strokovno podporo, ki jo ta potrebujeta za izvajanje svojih obveznosti po tem poslovniku, kar lahko zajema tudi pomoč pri pripravi vabil, pošiljanju vabil z gradivom, preverjanju sklepčnosti, pripravi glasovnic, zagotavljanju tajnosti v primeru tajnega glasovanja, štetju glasov in izdelavi zapisnika.

Strokovne službe ZPS nudijo podporo tudi predstavnikom medijev, ki poročajo o delu Upravnega odbora, tako da jim zagotavljajo informacije, gradiva in pojasnila na njihova vprašanja.

člen

(sejnina)

Članu Upravnega odbora pripada sejnina za udeležbo na seji v višini, kot jo določi Upravni odbor, upoštevajoč finančne zmožnosti Društva, in ki velja do drugačne odločitve Upravnega odbora. Predsedniku Upravnega odbora pripada sejnina v dvakratnem znesku sejnine ostalih članov Upravnega odbora.

Članu Upravnega odbora pripada povračilo potnih stroškov za udeležbo na seji v enaki višini kot ZPS izplačuje potne stroške za službeno pot zaposlenim na ZPS.

Pravica do sejnine iz prvega odstavka tega člena, ki pripada predsedniku Upravnega odbora, ter pravica do povračila potnih stroškov iz drugega odstavka tega člena, pripada tudi članu Društva, ki je bil izrecno vabljen na sejo Upravnega odbora.

člen

(pravice in obveznosti člana Upravnega odbora)

Član Upravnega odbora ima sledeče pravice:

prisostvovati seji Upravnega odbora in na njej aktivno razpravljati in glasovati,
predlagati točke dnevnega reda,
pravico do sejnine in povračila potnih stroškov za udeležbo na seji,
podati pobudo ali predlog glede delovanja Društva,
zahtevati od drugih organov Društva pojasnila o delu in prejeti nanje odgovor na prvi možni seji Upravnega odbora,
biti obveščen o delu Upravnega odbora.

Član Upravnega odbora ima sledeče obveznosti:

preučiti gradiva za seje Upravnega odbora in se nanjo pripraviti,
prisostvovati sejam Upravnega odbora,
varovati osebne podatke, poslovne tajnosti in druge zaupne podatke, s katerimi se seznani pri delu ali v zvezi z delom Upravnega odbora,
spoštovati ta poslovnik, druge splošne akte in sklepe organov Društva.

Član Upravnega odbora je pri glasovanju samostojen, mora pa delovati v interesu in v skladu s smernicami Društva.

Član Upravnega odbora disciplinsko in odškodninsko odgovarja za kršitev dolžnosti varovanja osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti in podatkov zaupne narave.

Dolžnosti varovanja osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti in podatkov zaupne narave ter odgovornost za kršitev te dolžnosti velja predsednika Nadzornega odbora in drugo osebo, ki se udeleži seje Upravnega odbora.

PRIPRAVA IN SKLIC UPRAVNEGA ODBORA

člen

(priprava predloga dnevnega reda redne seje Upravnega odbora)

Redno sejo Upravnega odbora skliče predsednik Upravnega odbora glede na potrebe Društva in najmanj štirikrat letno.

Predlog dnevnega reda redne seje Upravnega odbora pripravi predsednik Upravnega odbora po lastni presoji glede na potrebe Društva in na podlagi prejetih pobud organov Društva in članov Društva, ki jih lahko ti kadarkoli posredujejo predsedniku Upravnega odbora. Predlog dnevnega reda vsebuje praviloma tudi točko »razno«, ki je namenjena vprašanjem in pobudam članov Upravnega odbora o delu Društva brez sprejemanja posebnih sklepov.

člen

(priprava predloga dnevnega reda izredne seje Upravnega odbora)

Izredno sejo Upravnega odbora skliče predsednik Upravnega odbora na zahtevo ene tretjine članov Upravnega odbora ali na zahtevo Nadzornega odbora.

Zahteva za sklic izredne seje Upravnega odbora se posreduje predsedniku Upravnega odbora v pisni obliki in mora vsebovati obrazložene razloge za sklic izredne seje. Vabilo za izredno sejo Upravnega odbora in gradivo zanjo pripravi predsednik Upravnega odbora.

Če predsednik Upravnega odbora ne skliče seje Upravnega odbora tako, da ta zaseda najkasneje v 30 dneh od prejema zahteve, jo lahko skliče tretjina članov Upravnega odbora ali Nadzorni odbor, ki je sklic zahteval, ki tudi pripravi vabilo in gradivo za izredno sejo. Tako sklican Upravni odbor lahko odloča samo s srečanjem članov v živo in samo o zadevah, ki so bile navedene v zahtevi za sklic.

Gradivo za izredno sejo Upravnega odbora vsebuje tudi zahtevo za sklic, ki je bila posredovana predsedniku Upravnega odbora.

člen

(vabilo na sejo Upravnega odbora)

Članom Upravnega odbora se pošlje vabilo na redno ali izredno sejo Upravnega odbora skupaj z gradivom najmanj sedem dni pred sejo. Vabilo vsebuje najmanj datum, čas in kraj seje Upravnega odbora ter predlog dnevnega reda.

Gradivo za sejo za vsako točko predlaganega dnevnega reda pripravi predsednik Upravnega odbora in obsega najmanj:

oznako točke dnevnega reda, na katero se nanaša,
ustrezno dokumentacijo o zadevi.

Če gradivo vsebuje varovane osebne podatke, poslovne tajnosti in druge zaupne podatke, mora biti to posebej označeno (npr. z oznako »zaupno«).

Vabilo se skupaj z gradivom pošlje članom Upravnega odbora in predsedniku Nadzornega odbora na elektronski naslov, razen če so ZPS sporočili, da želijo prejemati vabila in gradiva na drugačen način. Vabilo in gradivo v delu, ki se nanaša nanjo, se pošlje tudi osebi, ki je izrecno vabljena na sejo Upravnega odbora.

Ne glede na prvi odstavek tega člena se v izjemnih primerih lahko gradivo k posamezni točki dnevnega reda posreduje kasneje ali predloži članom Upravnega odbora na seji Upravnega odbora, če se že v vabilu na to opozori in če Upravni odbor potrdi obravnavo takšne točke dnevnega reda.

Ne glede na prvi odstavek tega člena lahko predsednik Upravnega odbora odloči, da se vabilo in gradivo na izredno sejo pošljeta samo tri dni pred sejo, če je odločitev Upravnega odbora nujna, ker bi sicer Društvo izgubilo kakšno pravico ali bi ji nastala večja škoda.

IZVEDBA SEJE UPRAVNEGA ODBORA

člen

(vodenje seje)

Sejo Upravnega odbora vodi predsednik Upravnega odbora. Če je predsednik Upravnega odbora odsoten, ali če mu je predčasno prenehal mandat, opravlja vse njegove naloge podpredsednik. Če sta odsotna oba, ali če odsotni predsednik Upravnega odbora ni nikogar pooblastil, sejo vodi član Upravnega odbora, ki ga izmed članov Upravnega odbora imenuje Upravni odbor sam, do takrat pa najstarejši član Upravnega odbora.

Podpredsednik, pooblaščeni ali imenovani član Upravnega odbora iz prejšnjega odstavka ima glede vodenja Upravnega odbora vse pristojnosti in obveznosti predsednika Upravnega odbora.

člen

(ugotovitev sklepčnosti in sprejem dnevnega reda)

Predsednik Upravnega odbora na začetku seje ugotovi prisotnost članov Upravnega odbora in prične s sejo, če je prisotnih več kot polovica članov Upravnega odbora.

Če ob predvidenem začetku Upravni odbor ni sklepčen, se začetek seje preloži za 30 minut. Če tudi po tem času Upravni odbor ni sklepčen, predsednik Upravnega odbora v sedmih dneh skliče novo sejo Upravnega odbora.

Po ugotovitvi sklepčnosti Upravni odbor izmed svojih članov ali predstavnikov strokovnih služb ZPS imenuje zapisnikarja.

Po imenovanju zapisnikarja predsednik Upravnega odbora predstavi predlog dnevnega reda, člani Upravnega odbora pa lahko predlagajo njegove spremembe. Po opravljeni razpravi Upravni odbor glasuje o dnevnem redu oziroma posameznih točkah dnevnega reda in ga potrdi. Pri odločanju o predlogih sprememb dnevnega reda odloča najprej o predlogih, da se posamezne zadeve umaknejo z dnevnega reda, nato pa o predlogih, da se dnevni red razširi.

člen

(obravnava točk dnevnega reda)

Upravni odbor lahko obravnava in glasuje samo o zadevah, ki so na potrjenem dnevnem redu.

Na začetku obravnave vsake točke dnevnega reda predsednik Upravnega odbora poda kratko obrazložitev in predlog sklepa, če ga je možno vnaprej oblikovati. Predsednik Upravnega odbora lahko za obrazložitev zaprosi predlagatelja točke.

Po obrazložitvi točke se člani Upravnega odbora in drugi, ki jim predsednik Upravnega odbora da besedo, lahko javijo k razpravi vse do začetka glasovanja oziroma zaključka obravnave točke dnevnega reda, če glasovanje ni predvideno.

Člani Upravnega odbora in drugi s pravico razpravljanja razpravljajo v vrstnem redu, kot so se javili k razpravi, razen če želi kdo replicirati na navedbe predhodnika, ali če želi kdo opozoriti na kršitve tega poslovnika, dobi besedo takoj. Razprava in replika sta omejeni na opredelitev do obravnavane točke. Predsednik Upravnega odbora lahko čas razprave ali replike posameznega člana Upravnega odbora omeji, vendar ne na manj kot pet minut.

Po končani razpravi predsednik Upravnega odbora oblikuje predlog sklepa in pozove člane Upravnega odbora h glasovanju. Če se v razpravi oblikuje več predlogov sklepov, se najprej glasuje za predloge, ki so vsebinsko najbolj oddaljeni od predloga, kot je bil predstavljen na začetku točke dnevnega reda.

člen

(delovna telesa Upravnega odbora)

Upravni odbor lahko za potrebe svojega dela ustanavlja in ukinja delovna telesa (npr. delovne skupine, komisije, strokovne svete) in jih pooblasti za raziskovanje ali reševanje določene zadeve.

Člane delovnega telesa izvoli Upravni odbor izmed svojih članov, ki nato izmed sebe izvolijo predsedujočega delovnemu telesu, ki delovno telo sklicuje in vodi. Upravni odbor lahko v delovno telo imenuje tudi druge osebe, ki imajo potrebno znanje na področju dela delovnega telesa.

Delovno telo Upravnega odbora si samostojno uredi način svojega dela.

Delovno telo o svojem delu poroča Upravnemu odboru.

člen

(glasovanje)

Upravni odbor veljavno odloča, če je pred glasovanjem na seji navzočih več kot polovica članov Upravnega odbora. Odločitev Upravnega odbora je sprejeta, če zanjo glasuje več kot polovica prisotnih članov Upravnega odbora.

Člani Upravnega odbora glasujejo javno z dvigom rok, razen če Upravni odbor na predlog predsednika Upravnega odbora ali treh članov Upravnega odbora pred glasovanjem odloči, da bo glasovanje potekalo tajno. Pri javnem glasovanju predsednik Upravnega odbora pozove člane Upravnega odbora, da dvignejo roke najprej tisti, ki so za predlog in nato tisti, ki so proti predlogu. Predsednik Upravnega odbora ob vsakem javnem glasovanju ugotovi in razglasi izid glasovanja.

Tajno glasovanje poteka z glasovanjem preko glasovnic, ki jih člani Upravnega odbora oddajo v glasovalno skrinjico. Izid glasovanja pri tajnem glasovanju ugotovijo predsednik Upravnega odbora in dva člana Upravnega odbora, ki ju imenuje Upravni odbor.

člen

(vzdrževanje reda na sejah)

Za red na seji Upravnega odbora skrbi predsednik Upravnega odbora, ki članom Upravnega odbora ter ostalim prisotnim daje in jemlje besedo.

Predsednik Upravnega odbora lahko opomni razpravljavca, če njegova razprava ne zajema opredelitve do obravnavane točke dnevnega reda. Če se razpravljavec kljub opominu ne drži dnevnega reda, mu predsednik Upravnega odbora lahko odvzame besedo. Zoper odvzem besede lahko razpravljavec takoj ugovarja, o čemer takoj in brez razprave ter dokončno odloči Upravni odbor.

Predsednik Upravnega odbora lahko opomni osebo, prisotno na seji, če moti red. Če oseba kljub opominu še naprej moti red, predsednik Upravnega odbora odredi njeno odstranitev s seje.

člen

(prekinitev seje)

Predsednik Upravnega odbora lahko prekine sejo Upravnega odbora in določi, da se ta nadaljuje ob drugem terminu, če:

med sejo Upravni odbor postane nesklepčen,
je potrebno pred odločitvijo Upravnega odbora pridobiti dodatna pojasnila, informacije ali gradiva,
na seji ni mogoče zagotoviti reda,
tako odloči Upravni odbor.

Predsednik Upravnega odbora lahko odloči, da se prekinjena seja nadaljuje korespondenčno ob smiselni uporabi 17. člena tega poslovnika.

člen

(izvedba korespondenčne seje)

Redna ali izredna seja Upravnega odbora, ki se lahko izvede brez razprave in samo z glasovanjem, se lahko izvede tudi korespondenčno, če tako odloči predsednik Upravnega odbora, ker oceni, da je to smiselno in mogoče.

Dnevni red korespondenčne seje določi predsednik Upravnega odbora.

Za pošiljanje vabila na korespondenčno sejo se smiselno uporablja 9. člen tega poslovnika, pri čemer se v vabilu navede čas začetka seje ter pojasnila, kako na seji Upravnega odbora sodelovati z uporabo telefona ali internetno-komunikacijskih orodij.

Korespondenčna seja poteka tako, da lahko vsak član Upravnega odbora po začetku seje v predvidenem roku za posamezno točko dnevnega reda glasuje o predlogu. Glasovanje na korespondenčni seji lahko poteka za več točk dnevnega reda istočasno. Glasovanje o posamezni točki dnevnega reda se zaključi pred rokom za glasovanje, če svoj glas odda tolikšno število članov Upravnega odbora, da je odločitev Upravnega odbora znana.

Po izteku časa za glasovanje oziroma po zaključku glasovanja predsednik Upravnega odbora ugotovi in razglasi izid glasovanja.

V primeru korespondenčne seje z uporabo internetno-komunikacijskega orodja, ki zagotavlja dobesedno sledljivost, kako je kakšen član Upravnega odbora glasoval (npr. elektronska pošta, spletni forum itd.), se ne uporablja I.18. člen tega poslovnika in se zapisnika ne izdela, temveč ga nadomesti izpis vseh glasovanj vseh članov celotne seje Upravnega odbora.

ZAPISNIK

člen

(zapisnik)

O seji Upravnega odbora se vodi zapisnik, ki vsebuje najmanj:

zaporedno številko seje glede na vrsto seje (redna ali izredna),
datum in kraj seje ter čas trajanja seje,
podatke o prisotnosti članov Upravnega odbora oziroma njihovih pooblaščencev,
podatke o upravičeno in neupravičeno odsotnih članih Upravnega odbora,
navedbo drugih prisotnih oseb na seji,
podatek o sklepčnosti Upravnega odbora,
predlagan in potrjen dnevni red,
kratek opis razprave k posamezni točki dnevnega reda ali dobesedno navedbo povedanega na zahtevo razpravljajočega,
besedilo sprejetih sklepov,
rezultat glasovanj o predlogih sklepov oziroma o rezultatu volitev,
opomine, odvzeme besed in odstranitve s seje, če je do tega prišlo.

Če zapisnik vsebuje varovane osebne podatke, poslovne tajnosti in druge zaupne podatke, mora biti to posebej označeno (npr. z oznako »zaupno«).

Zapisnik seje Upravnega odbora podpišeta predsedujoči Upravnemu odboru in zapisnikar, s čimer postane zapisnik potrjen.

Kopijo potrjenega zapisnika pošlje predsednik Upravnega odbora najkasneje v 10 dneh od seje Upravnega odbora vsem članom Upravnega odbora na enak način, kot jim je bilo posredovano vabilo na sejo.

Za izdelavo zapisnika in postopek potrditve je odgovoren predsednik Upravnega odbora.